Számlák behajtása: hogyan lehet telefonon behajtani a ki nem fizetett számlákat

Egy egyszerű, kötetlen telefonhívás azonban gyakran gyorsan és zökkenőmentesen megoldhatja a problémákat.

A beszélgetés révén kialakított közvetlen kapcsolat az ügyféllel szintén elengedhetetlen lehet gazdasági bizonytalanság idején, például a COVID-19-járvány idején. Például az ellátási lánc minden szakaszában működő vállalkozásokat érintette a koronavírus. Lehet, hogy ügyfelének csak néhány napra van szüksége, hogy rendezze pénzügyi helyzetét, mielőtt kiegyenlíti számláját. Ha ez a helyzet, és Ön képes ezt támogatni, megkíméli magát a agresszívebb behajtási taktikákkal, például jogi eljárásokkal járó gondoktól és költségektől. Talán még ennél is fontosabb, hogy megőrzi ügyfelével való üzleti kapcsolatát és a jövőbeli növekedési lehetőségeket.

Nincs egyetlen módszer a sikeres telefonos behajtási hívásokra. Minden adós más, és ami az egyik esetben pozitív eredményhez vezet, a másikban kudarcot vallhat. Pontosan ez az oka annak, hogy a alapos felkészülés és egy bizonyos fokú rugalmasság jelentősen növeli a siker esélyét.

A fizetési hátralékban lévő ügyfél felhívása előtt figyelembe veendő szempontok

Ki hívja fel az ügyfelet?

Nem minden alkalmazott alkalmas arra, hogy számlafizetési emlékeztető telefonhívást kezdeményezzen. Gondoljon át a vállalat szerkezetét és az ügyfelekkel kialakított kapcsolatokat. A pénzügyi csapat egyik tagjának kellene felhívnia az ügyfél pénzügyi osztályát? Vagy személyesebb – és esetleg eredményesebb – lenne, ha az ügyfél ügyfélkapcsolati menedzsere közvetlenül felhívná a kapcsolattartóját? Az a személy, akinek a feladata a hívás kezdeményezése, felkészültnek érzi magát erre a feladatra? Gondolja át, hogyan tudná a legjobban támogatni őt képzéssel, információval vagy akár a feladat átruházásával egy kollégára.

Határozzon meg egyértelmű célokat

A célok kitűzésekor célszerű meghatározni, mit szeretne elérni, és miben tud kompromisszumot kötni. Például lehet, hogy a teljes összeg befizetését szeretné elérni, de a fizetési határidőben kompromisszumot köthet, és további időt adhat az ügyfélnek a fizetésre. Ha nem tud további időt adni az ügyfélnek, talán kidolgozhat egy fizetési tervet, amelynek keretében a fizetés egy részét előre megkapja, a fennmaradó részt pedig több részletben fizetik ki.

Felkészülés

Mielőtt behajtási telefonhívást kezdeményezne, szánjon egy kis időt a tartozás hátterének megismerésére. Például derítse ki, hogy a tartozás oka az Ön vállalkozásában keresendő-e. Lehet, hogy az ügyfele vitatja az áruk vagy szolgáltatások mennyiségét vagy minőségét, vagy talán az értékesítési csapata olyan fizetési feltételeket ígért, amelyekről Ön nem tudott. 

Ellenőrizze, hogy van-e valami probléma, ami megakadályozta a fizetést. Derítse ki, mit tehet a probléma megoldása érdekében. Lehet, hogy az ügyfele azért tartotta vissza a fizetést, mert valami nem stimmelt a számlájával. Mielőtt felhívná, ellenőrizze:

• A számla tartalmazta-e mindazt, amit tartalmaznia kellett?
• A megfelelő személynek vagy osztálynak címezte?
• Megkapta-e?
• Szüksége van-e az ügyfél könyvelési osztályának további információkra a számla feldolgozásához?

Gondolja át, hogy ügyfele milyen módon reagálhat a hívására. Kifogásokat fog keresni, vagy hajlandó lesz együttműködni Önnel a probléma megoldása érdekében? Nagyobb cégről van szó, mint az Öné, és szokásuk kihasználni a kisebb vállalkozásokat? Hasznos lehet átgondolni, hogy milyen kifogásokra számíthat, és hogyan kíván rájuk reagálni.

Készítsen ügyfélaktát, amely a következő információkat tartalmazza:

• A kapcsolattartó neve és elérhetőségei
• A fizetési előzmények
• Korábbi tapasztalatok emlékeztető levelekkel és behajtási hívásokkal kapcsolatban, beleértve a késedelmes fizetések korábbi okait

Késedelmes számlával kapcsolatos telefonhívás

Hívja fel kapcsolattartóját közvetlen vonalán, vagy kérje őt név szerint:

• Legyen udvarias és vidám, adjon a hívásnak személyes hangulatot, de maradjon koncentrált, határozott és magabiztos
• Térjen egyből a lényegre, és világosan és nyíltan fogalmazza meg kívánságait
• Legyen megértő. Ne feledje, hogy számos oka lehet annak, hogy ügyfele nem fizetett, és ezek közül néhány az Ön vállalkozásának hibája is lehet. Egy meleg és szilárd kapcsolat a jövőben is értékesebb lehet vállalkozása számára, mint egy olyan, amely egy félreértés vagy egy vita miatt ért véget, amit békésen is meg lehetett volna oldani
• Ha ügyfele korábban is késedelmesen fizetett, vagy megtagadja a tartozás kiegyenlítését, hasznos lehet, ha tájékoztatja őt a következő lépésekről, amelyeket fontolóra vesz. Ezek a következők lehetnek:
  • Kamat felszámítása minden késedelmes nap után
  • A jelenlegi és jövőbeli áruk vagy szolgáltatások szállításának felfüggesztése
  • A hitelkondíciók visszavonása
  • Behajtási ügynökség megbízása
  • Jogi lépések megtétele     
• A beszélgetés során készítsen jegyzeteket, és a beszélgetés végén foglalja össze a legfontosabb intézkedéseket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mind Ön, mind az ügyfél megértette és elfogadta azokat. Ki mit fog tenni, és milyen határidőre?

• A beszélgetést követően azonnal küldjön e-mailt, amelyben összefoglalja a megbeszélt főbb pontokat és a megegyezés szerinti lépéseket.

Mit kell tenni a behajtási telefonhívás után

Dokumentálás

Győződjön meg arról, hogy jegyzeteit elmentette az ügyfél aktájába. A rendszerben történő dokumentálás rendkívül fontos, mivel ez lehetővé teszi egy kollégának, behajtási ügynökségnek vagy jogi képviselőnek, hogy a jövőben folytassa az ügyet.

Tartsa be az ígéretét

Ha megállapodnak egy fizetési határidőben, gondoskodjon arról, hogy azt betartsák. Hasonlóképpen, ha megegyeznek a megállapodott határidőn belüli fizetés elmulasztásának következményeiről, azokat be is kell tartania.

Legyen kitartó

Lehet, hogy többször is kapcsolatba kell lépnie az adóssal. Készüljön fel erre. Segíthet, ha elkészít egy ütemtervet. Például vegye fel a kapcsolatot, amint a számla egy-két napos késedelmet halad meg. Tegye ezt rendszeres időközönként, mondjuk öt-hét naponta, amíg az adósság nem éri el a 30 napos késedelmet. Ekkor lehet, hogy szükség lesz a helyzet eszkalálására – vagy legalábbis azzal való fenyegetésre –, azaz szakmai vagy jogi lépésekre.

Gondolkodjon

Ha egy kis időt szán a cselekedeteinek értékelésére, az segít a behajtási eredmények folyamatos javításában. A következő kérdések segíthetnek a reflexióban:

• Pozitív hozzáállást tanúsítottam-e az optimális telefonbeszélgetés érdekében, és megtaláltam-e a megfelelő hangnemet?
• Mindig a fő célra koncentráltam?
• Elfogadtam-e reménytelen ígéreteket?
• Pontos válaszokat kaptam a kérdéseimre?
• Említettem a pozitívumokat?
• Sikerült-e a telefonbeszélgetést megfelelő időtartamra korlátoznom?
• Elégedett vagyok az érvelésemmel, vagy van valami, amit javítani lehetne?

Mit tegyen, ha a behajtási telefonhívások nem járnak eredménnyel

Ha nem sikerült beszednie a tartozást vagy részletfizetési megállapodást kötnie egy kintlévő számlára vonatkozóan, érdemes szakértői tanácsot kérnie. Lehet, hogy egy közvetítő segítségével sikerül megoldást találnia, vagy esetleg bírósági úton kell behajtania a pénzt. Egy professzionális behajtási ügynökség is nagyon hasznos lehet. Néha elegendő, ha a behajtási ügynökség egyszerűen felveszi a kapcsolatot a késedelmes fizetővel, hogy az cselekedjen. Ha az adósa külföldön tartózkodik, akkor érdemes olyan ügynökséget megbízni, amelynek irodái, nyelvi ismeretei és szakértelme megegyeznek az adós országával.

Kapcsolat

Az ezen az oldalon található összes tartalomra a Jogi nyilatkozatunk vonatkozik, amely itt érhető el.